Stichting Vitalis verwerkt persoonsgegevens en wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy reglement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Vitalis.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres of geboortedatum. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u kunnen worden herleid, spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Stichting Vitalis persoonsgegevens?

Stichting Vitalis verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

·Personen en organisaties die interesse tonen in het werk van Stichting Vitalis

·Personen die als maatje willen optreden, op dit moment optreden of hebben opgetreden binnen een van de vroegere, bestaande of toekomstige doelgroepen van cliënten

·Personen die vallen binnen de vroegere, bestaande of toekomstige doelgroepen van cliënten en willen worden, zijn of waren verbonden aan een maatje

·Personen die medewerker of vrijwilliger zijn binnen Stichting Vitalis

·Personen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Het bestuur van Stichting Vitalis is eindverantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met en de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarnaast zijn alle medewerkers van Stichting Vitalis en haar vrijwilligers zich zeer bewust van het feit dat zij allemaal zeer zorgvuldig met persoonsgegevens dienen om te gaan.

Waarvoor verwerkt Stichting Vitalis persoonsgegevens?

Stichting Vitalis is een professionele organisatie met als doel: ons inzetten voor de ondersteuning van kinderen tussen de 5 en de 18 jaar die om de een of andere reden extra aandacht behoeven. De ondersteuning van de kinderen gebeurt via de inzet van professioneel opgeleide vrijwilligers Ze zijn samen maatjes. Voor de duidelijkheid spreken we in deze verklaring over vrijwilligers en kinderen.

Als u bijvoorbeeld vrijwilliger wilt worden bij Stichting Vitalis of een kind wilt aanmelden hebben we persoonsgegevens nodig. Het is voor ons vanzelfsprekend dat we zeer zorgvuldig met deze gegevens omgaan en dat we alleen die gegevens van u vragen die we nodig hebben om ons werk als Stichting Vitalis goed en zorgvuldig te kunnen doen.

Als u eenmaal een relatie van Stichting Vitalis bent of als u een relatie van ons bent geweest of wil worden, dan willen we u goed van dienst zijn. Wij gebruiken uw naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact te onderhouden en als u een vraag stelt, verwerken wij uw gegevens om u zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Wanneer we activiteiten organiseren voor onze maatjes dan kunnen we daarvan een verslag maken en u zo informeren over deze activiteiten. Hierbij kunnen we gebruik maken van beeldmateriaal van deze activiteiten. We maken dit verslag om daarnaast onze werkzaamheden en doelstellingen onder de aandacht te brengen van alle mensen in de regio’s waar we werken of willen gaan werken.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van onze administratieve processen, statistische analyses enzovoorts. Als er geen noodzaak is om bij deze praktische zaken herleidbare persoonsgegevens te gebruiken, zullen we dat op geanonimiseerde wijze doen.

Verwerkt Stichting Vitalis ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over uw gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of persoonsgegevens van kinderen. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet of met uw toestemming. Wij verwerken deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening en om zo goed en zorgvuldig mogelijk aan onze doelstelling te kunnen voldoen. Dus, alleen als het bijdraagt aan onze doelstelling zullen we deze gegevens van u vragen en verwerken. Omdat we bij Vitalis vrijwilligers koppelen aan kinderen zullen we te allen tijde van de vrijwilliger een Verklaring Omtrent Gedrag  

Hoe gaat Stichting Vitalis met mijn persoonsgegevens om?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en veilig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is. We vragen alleen om (bijzondere) persoonsgegevens om zo goed en zorgvuldig mogelijk aan onze doelstelling te kunnen voldoen. Als we deze gegevens verwerken doen we dat op een zorgvuldige en veilige manier.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Uiteraard heeft u zelf altijd de mogelijkheid de persoonsgegevens die we van u verwerken in te zien, dit heet inzagerecht. Als u gebruik wil maken van uw inzagerecht, neem dan contact met ons op. Onderaan deze verklaring staat hoe u dat kan doen.

Daarnaast kunnen medewerkers van Stichting Vitalis bij uw persoonsgegevens. Zij zijn degenen die een match tot stand brengen tussen kind en vrijwilliger. Dit doen zij om zo goed en zorgvuldig mogelijk aan onze doelstelling te kunnen voldoen. Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden als we met die partij een verwerkingsovereenkomst hebben opgesteld en als dat direct bijdraagt aan onze doelstelling. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan ons administratiesysteem Automaatje. We zullen uw persoonsgegevens nooit voor een ander doel aan een derde verstrekken zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Stichting Vitalis

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen als dat andere doel duidelijk verbonden is met de doelstelling van Stichting Vitalis. Bijvoorbeeld als u zich inschrijft voor een evenement en daarvoor uw contactgegevens direct uit ons administratiesysteem worden opgehaald.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan uw vrijwilligerswerk voor Vitalis worden in beperkte vorm na afloop van de periode dat een koppeling bestond tussen vrijwilliger en kind bewaard. Dit doen wij ten behoeve van statistische informatie en rapportages, zoals het aantal koppelingen door de jaren heen. Daarnaast is het voor Stichting Vitalis met deze informatie mogelijk oud-cliënten en oud-maatjes te informeren over bijvoorbeeld een reünie of een ander evenement. Voor het bewaren van deze gegevens hanteren we de termijnen als vermeld in ons verwerkingsregister.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Stichting Vitalis gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. In het bijzonder is hier de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van toepassing.

Hoe zit het bij Stichting Vitalis met de verwerking van persoonsgegevens op digitale en social media?

De website van Stichting Vitalis maakt gebruik van Google Analytics. Google Analytics is een webanalyse-service die statistieken over websitebezoek bijhoudt. Door middel van Google Analytics-cookies krijgt Stichting Vitalis inzicht in haar websitegebruik (bijv. over bezoekersaantallen of populaire pagina’s). Op deze manier kan Stichting Vitalis het aanbod goed afstemmen op de behoeften van haar websitebezoekers.

Voor de Facebook pagina van Stichting Vitalis gebruiken we een Facebook-pixel om de prestaties van onze Facebook-advertenties te meten. De Facebook pixel zorgt ervoor dat we o.a. de bezoekers van de website van Stichting Vitalis ook gerichte advertenties op Facebook kunnen tonen en resultaten kunnen meten. Lees meer op www.facebook.com/about/privacy.

Voor het verzenden van mails naar vrijwilligers maakt Stichting Vitalis gebruik van Mailchimp wanneer het gaat om uitnodigingen die betrekking hebben op de totale groep vrijwilligers bijvoorbeeld voor een feest of bijeenkomst.

Wijzigingen privacy beleid

Stichting Vitalis behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid en haar privacyreglement.

Wij zorgen ervoor dat het meest actuele privacyreglement terug is te vinden op onze website. Het privacy beleid is voor iedereen in te zien. Neem daarvoor contact met ons op. Onderaan deze verklaring staat hoe u dat kunt doen.

Waar kan ik terecht met mijn vragen over mijn persoonsgegevens en het privacy beleid van Stichting Vitalis?

Als u vragen heeft over de persoonsgegevens die we van u verwerken (inzagerecht), of u wilt na inzage dat we bepaalde persoonsgegevens van u aanpassen of zelfs verwijderen (recht op vergetelheid) neem dan contact op via: info@vitalismaatjes.nl of bel ons op

070 - 345 75 71 en geef aan dat u een vraag heeft over uw persoonsgegevens of het privacy beleid.

Stichting Vitalis streeft ernaar steeds zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen 4 weken, uw vragen over uw persoonsgegevens of ons privacy beleid te beantwoorden.